Gửi giấy tờ đi nước ngoài cần phải lưu ý những điều gì, cách gửi hàng như thế nào, đơn vị nào uy tín, chuyên nghiệp. Bài viết này của Trang Trân Express chia sẻ đến bạn những điều phải thuộc nằm lòng khi có nhu cầu gửi giấy tờ, hồ sơ, hay tài liệu đi nước ngoài.
Những loại giấy tờ thường được gửi đi nước ngoài
Bởi sự phát triển của công nghệ, việc gửi thư hay các loại giấy tờ, tài liệu trở nên dễ dàng với các hình thức trực tuyến, chuyển giao thông qua mạng internet, máy tính, điện thoại, việc gửi thư hay giấy tờ đi nước ngoài không còn phổ thông như lúc trước.
Tuy nhiên, không còn phổ thông không có nghĩa là không còn ai có nhu cầu gửi loại hàng này đi nước ngoài. Một số mặt hàng giấy tờ, tài liệu, bắt buộc phải gửi thông qua hình thức chuyển phát.
Vậy những loại giấy tờ nào? Dưới đây là những loại giấy tờ hay được gửi đi nước ngoài:
1. Bản gốc hợp đồng kinh doanh
Các doanh nghiệp hợp tác hoặc mua bán giữa các quốc gia với nhau, làm việc trực tiếp hay ký hết các hợp đồng là điều tương đối khó. Để ký kết hợp đồng lại yêu cầu bản gốc, vì vậy mà trong nhiều trường hợp, các doanh nghiệp có thể sử dụng hình thức chuyển phát nhanh để gửi hợp đồng hay các tài liệu cho đối tác ở nước ngoài.
2. Giấy tờ cá nhân (giấy khai sinh, hồ sơ)
Các loại giấy tờ cá nhân, như giấy khai sinh, hồ sơ định cư, hồ sơ xuất khẩu lao động, hồ sơ du học thường được các công ty tư vấn nộp cho nước bạn thông qua hình thức chuyển phát nhanh quốc tế.
3. Giấy tờ công chứng
Nhiều loại giấy tờ công chứng có xác nhận của các cơ quan, tổ chức chính phủ phải gửi trực tiếp thì mới có giá trị sử dụng. Vì thế, bắt buộc phải gửi chúng đi nước ngoài qua các đơn vị vận chuyển hàng quốc tế.
4. Hồ sơ, tài liệu không thể scan, không thể gửi email
Các loại giấy tờ quan trọng khác, hồ sơ hay tài liệu không thể gửi thông qua các phương pháp như scan, không thể chụp gửi thông qua email, cách đơn giản và nhanh chóng nhất là gửi hàng chuyển phát.
Cần lưu ý điều gì khi gửi giấy tờ đi nước ngoài
Các mặt hàng là tài liệu, hồ sơ, giấy tờ gửi đi nước ngoài thông qua dịch vụ vận chuyển thường là các loại giấy tờ quan trọng. Cần đảm bảo sự an toàn trong quá trình vận chuyển, tránh gặp phải rủi ro như thất lạc, mất hàng, hư hỏng hoặc gửi sai địa chỉ. Do đó bạn cần lưu ý:
Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác
Khi gửi giấy tờ đi nước ngoài thông qua dịch vụ vận chuyển, việc cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ vô cùng quan trọng, và cũng là yếu tố bắt buộc.
+ Thông tin người gửi: Thông tin này giúp cho việc tư vấn, hỗ trợ, yêu cầu thêm thông tin trong trường hợp khai báo hải quan yêu cầu, đồng thời giúp người nhận biết được gói hàng giấy tờ là do ai gửi đến. Ngoài ra, thông tin này còn đóng vai trò giúp việc trao đổi, xử lý sự cố nhanh chóng và dễ dàng hơn (nếu sự cố xảy ra).
+ Thông tin người nhận: Thông tin người nhận giúp đơn vị vận chuyển điều phối quá trình giao hàng và giúp nhân viên giao hàng tìm được địa chỉ nhanh chóng, chính xác hơn.
Thông tin người gửi và người nhận sẽ bao gồm tên, số điện thoại, địa chỉ chính xác (bao gồm phòng, số lầu, số nhà, ngõ, đường, phường (xã), quận (huyện), thành phố (tỉnh), bang (quốc gia). Thông tin càng chi tiết thì việc vận chuyển càng thuận lợi và nhanh chóng.
Đóng gói hàng hóa cẩn thận
Giấy tờ, hay tài liệu hay hồ sơ cần phải đóng gói cẩn thận và kỹ lưỡng, vừa phải đảm bảo được sự bảo mật (đối với giấy tờ quan trọng), vừa phải đảm bảo sự nguyên vẹn, an toàn, không bị hư hại hay thất lạc.
+ Đóng gói giấy tờ và niêm phong cẩn thận.
+ Sử dụng các loại túi nilon dày, có khả năng chống thấm để bọc các tài liệu quan trọng.
+ Sử dụng nilon chịu nhiệt, chống tĩnh điện, kính để bảo đảm an toàn hơn.
+ Bên ngoài nên bọc thêm lớp phong bì, hoặc sử dụng thùng carton để đóng hàng.
Chọn đơn vị chuyển phát uy tín, có nhiều gói cước
Vì là giấy tờ, hồ sơ, tài liệu là hàng quan trọng và cần đảm bảo an toàn, cho nên ngoài việc đóng gói cẩn thận thì việc chọn đơn vị vận chuyển hàng uy tín để gửi giấy tờ đi nước ngoài cũng quan trọng không kém.
Lựa chọn những đơn vị uy tín, có kinh nghiệm lâu năm làm việc trong ngành vận chuyển giúp hàng hóa được gửi đi nhanh chóng, an toàn. Và còn được đảm bảo các quyền lợi trong trường hợp hàng hóa vận chuyển gặp sự cố (được đền bù, bồi thường, hỗ trợ khiếu nại).
Thời gian chuyển phát giấy tờ, hồ sơ, tài liệu đi nước ngoài
Dù gửi giấy tờ, tài liệu hay gửi hồ sơ đi nước ngoài thông qua đơn vị nào đi chăng nữa, thì thời gian chuyển phát là bao lâu, nhanh hay chậm phụ thuộc vào nước đến, địa chỉ nhận hàng cũng như gói dịch vụ vận chuyển. Cụ thể như sau:
- Thời gian vận chuyển đi Canada, Mỹ từ 3 – 5 ngày nếu chuyển phát nhanh, 5 – 10 ngày nếu chuyển phát thông thường hoặc tiết kiệm.
- Thời gian vận chuyển đi Châu Âu từ 2 – 5 ngày nếu chuyển phát nhanh, 5 – 8 ngày nếu chuyển phát thông thường hoặc tiết kiệm.
- Thời gian vận chuyển đi Úc từ 2 – 5 ngày nếu chuyển phát nhanh, 5 – 8 ngày nếu chuyển phát thông thường hoặc tiết kiệm.
- Thời gian vận chuyển đi các nước châu Á từ 2 – 3 ngày nếu chuyển phát nhanh, 3 – 7 ngày nếu chuyển phát thông thường, tiết kiệm.
Trang Trân Express – Nhận chuyển phát hồ sơ, tài liệu, giấy tờ đi nước ngoài
Hoạt động lâu năm trong lĩnh vực vận chuyển hàng quốc tế, Trang Trân Express là đơn vị uy tín, chuyên nghiệp. Hiện tại, Trang Trân Express chuyên nhận gửi hàng đến hơn 200 quốc gia trên thế giới, hàng đầu là Mỹ, Singapore, Hàn Quốc, Đài Loan, Canada, nhận gửi mọi mặt hàng khác nhau, trong đó có giấy tờ, hồ sơ, tài liệu.
Dịch vụ gửi hồ sơ, gửi tài liệu, gửi giấy tờ đi nước ngoài đảm bảo phục vụ nhu cầu của khách hàng tốt nhất, mức cước phí giá rẻ, thời gian vận chuyển nhanh chóng và đảm bảo hàng được vận chuyển an toàn, đảm bảo, không bị hư hại, thất lạc hay mất mát.
Trang Trân Express cam kết:
- Tư vấn hỗ trợ khách hàng toàn diện, cung cấp đầy đủ thông tin, chế độ, chính sách.
- Báo giá dịch vụ 1 lần duy nhất, không phát sinh thêm bất cứ chi phí nào khác. Đảm bảo giá rẻ và có nhiều ưu đãi với khách hàng.
- Hỗ trợ khách hàng đóng gói hàng hóa đảm bảo, thực hiện các thủ tục và khai báo hải quan.
- Giao hàng đúng thời gian của gói dịch vụ hoặc thời gian cam kết, đảm bảo đúng tiến độ nhận hàng cần thiết.
- Đền bù, bồi thường trong trường hợp hàng gặp sự cố. Hỗ trợ khiếu nại với hãng vận chuyển để được đền bù 100% giá trị đơn hàng.
Quy trình gửi giấy tờ, tài liệu, hồ sơ đi nước ngoài
Nhằm giúp cho việc vận chuyển hàng nhanh chóng, đồng thời việc thực hiện các thủ tục đơn giản và dễ dàng hơn. Trang Trân Expess xây dựng quy trình gửi giấy tờ, hồ sơ, gửi tài liệu đi nước ngoài tối ưu chỉ với 4 bước.
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng và các thông tin cần thiết. Hỗ trợ khách hàng lựa chọn gói dịch vụ, tư vấn thủ tục, quy định, chính sách gửi hàng, bảo hiểm hàng hóa và cung cấp bảng giá.
Bước 2: Khách gửi giấy tờ, tài liệu, hồ sơ đến kho của Trang Trân Express ( hỗ trợ lấy hàng tại TPHCM, Tây Ninh).
Hàng hóa sẽ được kiểm tra để đảm bảo khách không gửi tài liệu cấm, tài liệu mang tính chất đồi trụy, khiêu dâm hay phá hoại, chống phá nhà nước.
Hàng hóa được đóng gói đảm bảo an toàn, tuân thủ quy định, được cân và đo kích thước đế tính cước phí chính xác. Khách thanh toán tiền dịch vụ gửi giấy tờ đi nước ngoài bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt.
Bước 3: Khai báo thủ tục hải quan đối với hàng tài liệu, giấy tờ, hồ sơ. Vì mặt hàng này khá đơn giản nên quy trình thực hiện sẽ nhanh chóng và không phức tạp. Hàng sau đó sẽ được gửi ra hãng đế vận chuyển đến các nước trên thế giới.
Bước 4: Hàng vận chuyển sẽ được theo dõi lộ trình. Khi hàng đến nước nhận sẽ được nhân viên giao hàng điều phối và giao đến tay khách hàng với gói dịch vụ door to door (nếu người nhận tự đến lấy thì sẽ được cung cấp thông tin nhận hàng).
Trên đây thông tin quan trọng và những lưu ý khi cần gửi hồ sơ, tài liệu, chứng từ, hay gửi giấy tờ đi nước ngoài. Nếu bạn cần tìm đơn vị vận chuyển hàng nhanh chóng, giá rẻ, uy tín, đảm bảo, liên hệ Trang Trân Express để được hỗ trợ, tư vấn nhé.
Trang Trân Express
Địa chỉ: Số 4, Trần Quốc Toản, Phường 2, Tp. Tây Ninh, Tây Ninh
Điện thoại: 0853.080.089
Email: trangtranexpress109@gmail.com
Website: https://trangtran.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/guihanghoadiquoctegiaretaiTayNinh/
