Proforma Invoice – Hóa Đơn Chiếu Lệ

Proforma Invoice Là Gì - Toàn Bộ Thông Tin Về Hóa Đơn Chiếu Lệ

Proforma Invoice (PI) là thuật ngữ thường được dùng trong thương mại quốc tế. Ở cấp độ quốc gia, loại hóa đơn này chỉ là tài liệu thông báo, không có giá trị kế toán hoặc pháp lý nên chúng ít khi được sử dụng. Vậy Proforma Invoice là gì? Khi nào nên sử dụng loại hóa đơn này? Làm thế nào để tạo được hóa đơn chiếu lệ hợp lý? Tham khảo thông tin chi tiết chúng tôi chia sẻ ở bài viết dưới đây.

Proforma Invoice Là Gì - Toàn Bộ Thông Tin Về Hóa Đơn Chiếu Lệ

Proforma Invoice là gì?

Proforma Invoice hay còn được gọi là hóa đơn chiếu lệ. Bản chất của chúng giống như bản nháp ban đầu của hóa đơn thương mại chính thức cho lô hàng. Tương tự như một hóa đơn tiêu chuẩn, hóa đơn chiếu lệ đề cập đến giá cả, nội dung, thời gian; phương thức giao hàng và các quy định cụ thể khác của lô hàng.

Vì là bản nháp nên chúng không được sử dụng để thanh toán hay đòi tiền. Proforma Invoice được bên xuất khẩu dùng để cam kết với bên nhập khẩu về toàn bộ thông tin của lô hàng. Hóa đơn chiếu lệ có thể xem xét, sửa đổi nhiều lần để phù hợp với thỏa thuận của hai bên.

Tại sao hóa đơn chiếu lệ được sử dụng?

Nhờ có hóa đơn chiếu lệ, nhà cung cấp và khách hàng có thể xem xét về thông tin hàng hóa, dịch vụ hay những thỏa thuận thương mại đã thống nhất tránh những hiểu lầm không đáng có. Khi hợp đồng được thực hiện và đơn đặt hàng phát hành thì việc giao hàng sẽ được tiến hành kèm theo hóa đơn cuối cùng.

Hóa đơn chiếu lệ thực sự cần thiết khi hàng hóa được vận chuyển ra nước ngoài. Đối với bất kỳ chuyến hàng phi thương mại nào và đối với các sản phẩm không nhằm mục đích bán, hóa đơn này cho phép biết chính xác các điều kiện của việc mua một sản phẩm và được sự cho phép của hải quan cho việc mua hoặc bán nó.

Đối với hàng hóa hoặc đồ vật không nhằm mục đích bán (ví dụ: quà tặng, hàng trả lại, đồ vật cá nhân, hàng mẫu), hóa đơn chiếu lệ thành 3 bản sao phải được đính kèm khi giao hàng.

Khi sử dụng hóa đơn chiếu lệ có nhiều ưu điểm vượt trội như:

  • Nếu gặp bất đồng, Proforma Invoice sẽ được linh hoạt sửa đổi về mặt pháp lý giữa khách hàng và nhà cung cấp.
  • Tạo điều kiện thuận lợi cho mối quan hệ bán hàng.
  • Hóa đơn chiếu lệ là công cụ thương mại để có được hợp đồng bảo hiểm từ ngân hàng.
  • Tài liệu này cung cấp ủy quyền mua hoặc bán cho cơ quan hải quan.

Thời điểm phát hành hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)

Hóa đơn chiếu lệ PI không nhất thiết phải phát hành khi mua bán một lô hàng. Tuy nhiên để hiểu rõ ràng về các điều khoản và hai bên sớm ký kết thống nhất thì nên soạn trước một bản PI để tham khảo. Vậy nên không có một thời điểm phát hành cụ thể đối với loại hóa đơn này và chúng được phát hành khi:

  • Vào thời điểm hàng chưa được giao, bên xuất khẩu cần đưa ra chứng từ có đầy đủ thông tin về lô hàng.
  • Bên nhập khẩu nếu cần giấy tờ chứng từ xác nhận giá trị lô hàng để hoàn tất thủ tục thông quan thì sẽ cần tới hóa đơn chiếu lệ. Đối với một số quốc gia hoặc vùng lãnh thổ thì đây là điều kiện bắt buộc.
  • Hóa đơn chiếu lệ PI sẽ được phát hành khi chưa hoàn thiện những thông tin cần thiết hoặc chưa thể phát hành hóa đơn thương mại.

Nội dung của hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)

Trong quá trình làm chứng từ xuất nhập khẩu, sẽ có rất nhiều loại hóa đơn mà bạn cần phải nắm rõ nội dung, chức năng, nhiệm vụ để thực hiện nhanh chóng và tránh xảy ra sai sót. Đối với hóa đơn chiếu lệ, sẽ có các nội dung cơ bản như sau:

  • Thông tin chi tiết về bên xuất khẩu và bên nhập khẩu.
  • Số và ngày phát hành tài liệu.
  • Điều kiện, điều khoản thanh toán mong muốn.
  • Thông tin liên quan đến lô hàng: Đơn giá, tổng giá, số lượng, mẫu mã, cách thức đóng gói,…
  • Điều kiện giao hàng: Phương thức, thanh toán, thu hộ, bảo hiểm,….
  • Các khoản khấu trừ nếu có.
  • Tính hợp lệ của đề nghị.
  • Một số điều kiện đặc biệt nếu có.

Sự khác nhau giữa Proforma Invoice và Commercial Invoice

Để hiểu được rõ sự khác nhau giữa hóa đơn chiếu lệ và hóa đơn thương mại. Bạn cần hiểu thêm về khái niệm hóa đơn thương mại (Commercial Invoice):

Hóa đơn thương mại là một loại chứng từ chứa đựng đầy đủ thông tin hai bên đã thống nhất; nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc thông quan quốc tế. Đồng thời chúng còn được sử dụng để tính các loại thuế cần nộp khi hàng hóa nhập vào một đất nước hoặc vùng lãnh thổ. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) chứa đầy đủ thông tin theo quy định và bắt buộc đối với vận chuyển hàng hóa quốc tế.

Sự khác nhau giữa Proforma Invoice và Commercial Invoice

Hóa đơn thương mại và hóa đơn chiếu lệ có nhiều sự khác nhau, cụ thể như:

  • Thời điểm phát hành: Hóa đơn chiếu lệ được bên bán hàng phát hành trước khi gửi hàng hóa đi. Còn hóa đơn điện tử được phát hành sau khi hàng đã được gửi đi hoặc đã đóng vào container, sẵn sàng giao hàng.
  • Nội dung ghi trên hóa đơn: Nội dung ở hai loại hóa đơn này cơ bản giống nhau. Tuy nhiên, Proforma Invoice chỉ là bản nháp còn Commercial Invoice là hóa đơn chính thức. Những thông tin trên hóa đơn thương mại sẽ không được phép thay đổi nữa.
  • Sự cam kết giữa các bên: Proforma Invoice chỉ thể hiện được sự thống nhất, cam kết ban đầu giữa hai bên. Commercial Invoice là chứng từ chính thức; xác nhận giao dịch mua bán và hai bên đều đều bị ràng buộc trách nhiệm với nhau.
  • Hạch toán: Hóa đơn thương mại được dùng để hạch toán cả hai bên. Còn hóa đơn chiếu lệ thì không. Hiện tại hải quan Việt Nam chỉ chấp nhận hóa đơn thương mại là chứng từ thanh toán.

Trên đây là những thông tin về hóa đơn chứng từ chúng tôi muốn chia sẻ cho bạn. Hi vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ hơn về hóa đơn chứng từ cũng như cách thức sử dụng chúng trong giao dịch thương mại xuất nhập khẩu. Nếu bạn cần gửi hàng đi nước ngoài hay gửi hàng về nước và cần được hỗ trợ về các loại hóa đơn trên; vui lòng liên hệ Trang Trân Express để được chúng tôi hỗ trợ sớm nhất. Xin cảm ơn!

Trang Trân Express

Địa chỉ: Số 4, Trần Quốc Toản, Phường 2, Tp. Tây Ninh, Tây Ninh

Điện thoại: 0853.080.089

Email: trangtranexpress109@gmail.com

Website: https://trangtran.vn

Chat facebook Chat facebook Chat Zalo Chat Zalo 24/7 Gọi điện Hotline tư vấn